所謂「公文」，古稱「官書」或「官文書」，今稱「公文書」或「公務文書」。現行〈公文程式條例〉第1條規定：「稱公文者，謂處理公務之文書。」所謂「處理公務之文書」，一般習稱之意義指：機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書。其範疇較為廣泛，可稱為廣義之公文。至〈刑法〉第十條規定：「稱公文書者，謂公務員職務上制作之文書。」則範疇較狹，可稱為狹義之公文。就廣義之公文言，生為現代人，幾無日不接觸。如政府各機關之公告、納稅通知等，皆與工作或生活息息相關。因此，不僅公務員需精研公文處理，一般商業組織、民間團體可比照辨理，即在學之學生、未就業之家庭主婦亦應具備常識，方不致臨事無措或坐失權益。

　　公文寫作並不是為了舞文玩法、虛應故事，而是一種維繫團體正常而有效率運作、鎖定責任和時效的管理藝術。如何正確、簡明、一致且迅速的將團體中意見、決策加以溝通、匯整、布達，有賴一套完整、便利而又不產生歧義的語言規則。公文寫作正扮演這樣的角色。同樣的，公文寫作也能反映企業的文化，一個謙恭篤實、簡練和諧的公文寫作品質，不僅能贏得對方的信賴與尊重，在企業團體之中也更能掌握各階層的決策與反應。

　　公文寫作要省時省事，以達到「簡、淺、明、確」的要求。除文字應清晰曉暢，條理分明外，所提意見或辦法，須力求周詳具體、適切可行。公文寫作的道理也如同人際關係，要合情合理。在重要事項記述上，應避免錯誤和遺漏，觀點亦應避免偏差、歪曲。措詞須切實，勿模稜兩可或套用陳腐之詞。態度則應誠懇謙和，不卑不亢。